협업을 위한 최상의 도구 ‘콜라보’, 직접 써보니…“업무효율성 극대화”

# 새내기 직장인 김민정(29)씨는 출근하자마자 회사 컴퓨터를 통해 ‘비즈플레이’에 접속한다. 먼저 ‘일정’앱을 실행해 하루 일과를 확인한 뒤, ‘콜라보’를 통해 동료직원과의 공동업무 진행상황을 확인한다. 외부미팅을 나가는 길에도 스마트폰 콜라보를 통해 실시간으로 업무 진행상황을 확인하고, 클라이언트의 자료요청에도 당황하지 않고 신속하게 대처할 수 있다.

콜라보는 ‘Collaboration without E-mail’이라는 슬로건을 기반으로 메신저, 이메일, 그룹웨어 등 비즈니스에 필요한 커뮤니케이션 기능을 하나로 합친 앱이다. 기업에서 이루어지는 협업을 이메일이나 메신저가 아닌 그룹 커뮤니케이션 형태로 진행할 수 있어 원활한 커뮤니케이션과 업무 효율성 향상에 도움을 준다. '카카오톡'이 개인용 모바일 메신저라면 콜라보는 비즈니스 업무가 중심이 되는 기업용 커뮤니케이션 도구인 셈이다.

◆ 콜라보 사용하기

‘콜라보’를 사용하려면 우선 비즈플레이 홈페이지 또는 마이콜라보(www.mycollabo.com)를 통해 회원가입을 해야 한다. 본인이 소속되어 있는 회사 또는 기관, 단체 등의 정보를 입력하면 누구나 무료로 가입이 가능하다.

로그인 후 메인화면에서 콜라보 아이콘을 클릭하면 자동으로 실행된다. 앱 실행 후 왼쪽 상단 ‘새 콜라보 작성’ 버튼을 클릭하면 콜라보를 생성할 수 있다. 직원 또는 연락처앱을 통해 내부직원은 물론 거래처, 고객 등 외부인도 콜라보에 참여시킬 수 있다. 비즈플레이에 가입하지 않은 동료를 콜라보에 포함시키고 싶을 경우 휴대폰문자, 이메일 등을 통해 초대할 수도 있다.

◆ 프로젝트 진행상황 한눈에 파악가능

기업에서 프로젝트를 진행할 경우 프로젝트의 책임자는 프로젝트와 관련된 많은 사람들에게 각각 업무를 지시하고, 이에 대한 보고와 결과물을 받게 된다. 이 경우 프로젝트 책임자가 팀에 관련 내용을 공유하지 않으면 같은 프로젝트를 진행하고 있어도 상대의 업무를 파악하지 못해 공백이 생길 경우 난처한 상황이 벌어지기도 한다.

콜라보를 사용하면 프로젝트의 모든 참여인원을 초대해 프로젝트가 종료될 때까지 함께 업무를 공유할 수 있다. 각자 업무에 대한 진행상황, 결과물 등을 콜라보에 올리면 누가 어떤 일을 진행하고 있는지, 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 한눈에 확인할 수 있다.

업무의 시작부터 처리완료까지 일련의 모든 과정이 기록되기 때문에 프로젝트 중간에 참여한 이용자도 업무현황을 쉽게 파악할 수 있으며, 프로젝트 담당자가 퇴사하더라도 콜라보를 통해 인수인계가 가능해 업무 공백을 최소화 할 수 있다.

◆ 이메일, 메신저 장점 차용해 사용자 편의성 높여

콜라보는 누구나 쉽게 사용할 수 있게 하기 위해 메뉴를 단순화하고, 심플한 UI를 적용한 것이 인상적이다. 또한 작성자·제목·내용·답글·기간·분류함별 상세 검색이 가능해 생성된 콜라보 개수가 많아도 쉽게 원하는 내용을 찾을 수 있으며, 수신자가 콜라보를 확인했을 경우 ‘읽음’ 표시가 되어 업무 진행상황을 보다 빠르게 확인할 수 있다.

이외에도 새글 알림기능, 파일주고받기 등 이메일과 메신저의 장점을 각각 차용해 사용자 편의성을 더욱 높였다.

◆ 모바일 연동으로 언제, 어디서나 신속하게 업무 처리 가능해

구글플레이, 애플앱스토어를 통해 스마트폰용 콜라보를 무료로 다운받을 수 있다. 스마트폰용 콜라보는 모바일과 PC의 자유로운 연동을 통해 공간의 제약 없이 업무를 진행할 수 있게 해준다.

모바일 알림기능을 제공해, 외부미팅 시에도 빠르게 콜라보를 확인하고, 업무를 처리할 수 있다. 뿐만 아니라 새 콜라보 형성, 내가 초대한 사람의 콜라보 가입, 새 답글 등록 등도 실시간으로 확인 가능하다.

◆ 유통업·서비스업 등 다양한 분야에서 사용 증가

실제로 유통회사인 A사는 유료로 사용하던 그룹웨어를 2개월 전부터 콜라보로 대체해 사용하고 있다. A사 관계자는 “그룹웨어 비용이 만만치 않아 걱정이었는데, 콜라보는 무료에 사용방법도 간단해 훨씬 효율적으로 사용하고 있다”고 말했다.

콜라보를 활용해 회사 내 프로젝트를 진행하고 있는 중소벤처기업 B사의 관계자 역시 “이메일을 통해 자료를 주고받다 보면 자료를 제대로 전달받지 못하는 사람이 생기거나, 자료가 누락되는 등 문제가 생기기도 한다”며, “콜라보를 사용하면 시간 순으로 주고받은 내용이 기록되기 때문에 서로 책임을 떠넘길 수가 없다”고 말했다.

콜라보는 회사, 단체 등 조직의 의견을 모으는데도 유용하게 사용된다. C사의 경우 콜라보를 생성해 직원들에게 명절선물을 고르게 했다. C사 관계자는 “콜라보를 사용하기 전에는 이메일을 통해 각 부서 담당자에게 명절선물 리스트를 전달해 부서원들의 의견을 취합하게 한 뒤, 다시 의견을 전달받아 하나로 취합해 시간도 오래 걸리고 번거로웠다”며, “콜라보를 사용해 의견을 취합하니 시간도 절약되고 누락되는 정보도 없어 편리하다”고 말했다.

비즈플레이 관계자는 “이메일이나 메신저가 일대일 소통을 위한 최적의 도구라면 콜라보는 일대다 커뮤니케이션을 통해 원활한 협업을 가능하게 하는 비즈니스에 최적화된 협업 도구”라며, “콜라보는 단순히 협업도구를 제공하는 것에 그치지 않고 기업 내에 올바른 협업문화를 정착시키기 위해 지속적으로 노력할 것"이라고 말했다.

한편 비즈플레이는 기업과 고객이라는 관계를 기반으로 기업 비즈니스에 필요한 다양한 어플리케이션을 제공, 내부직원은 물론 거래처 및 고객과 커뮤니케이션이 가능하도록 한 비즈니스 협업 플랫폼으로, 오픈 5개월 만에 가입기업 2만개를 돌파하며 호응을 얻고 있다.

김상기 기자 kitting@kmib.co.kr


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